Wir fingen bewusst ganz simpel an und stellten uns die Frage «Was wollen wir mit dem Apéro überhaupt bewirken?»

• Uns bei den Sponsoren bedanken?
• Aussenstehenden die Möglichkeit geben, die Jubla mal zu erleben?
• Kontakte für ein nächstes Projekt knüpfen?

Genauso wichtig: «Was könnten unsere Gäste erwarten?»

• Die Jubla kennenlernen?
• Schauen, was mit dem gespendeten Geld passiert ist?
• Erfahren, wer hinter dem Projekt steckt?
• Eigene Organisation, Firma etc. vertreten?
• Alte Bekannte treffen?

Sind diese beiden Fragen geklärt, lässt sich daraus ein passendes Programm, sozusagen das Menü, zusammenstellen. Das muss nichts Verrücktes sein, aber sorgfältig planen und «schön anrichten» soll man seinen Anlass auf jeden Fall, damit ihr euch am Schluss sauber präsentieren könnt. 

Unser Programm sah wie folgt aus:

• Führung über den Hauptlagerplatz des Kantonslagers
• Apéro
• Abendessen vom Lagerfeuer
• Zusehen beim Big Point mit allen Teilnehmenden des Kantonslagers

Für die erfolgreiche Durchführung eines Netzwerkapéros gibt es einige Dinge, die du ganz bestimmt braust:

• Geeignete Personen, die eure Schar, Projekt usw. repräsentieren und gut auf Leute zugehen können. Vorteilhaft ist sicher, wenn diese Leute auch schon mit den Partnern zu tun hatten (#netzwerkpflegen), bzw. wenn diese Personen sich kennenlernen sollen (#netzwerkerweitern). Aus diesem Grund waren bei uns Mitglieder aus Kantons- und Verbandsleitung am Anlass dabei.
• Einen Ort, an dem es nicht allzu wild zu und her geht, der aber zur Jubla und eurem Projekt passt.
• Speis und Trank kommen immer gut an.
• Jubla für Anfänger: Nicht jeder macht spontan beim Geländespiel mit, aber vielleicht wollten Herr Holzlieferant und Frau Rappenspender schon immer mal eigenes Schlangenbrot bräteln? Unsere Gäste hatten auf jeden Fall grossen Spass am Pizza backen im selbst gebauten Pizzaofen.

Eine gute Vorbereitung erleichtert dir und deinem Organisationskomitee während des Anlasses viel Mühe. Wenn ihr bereits wisst, wer am Anlass dabei ist, könnt ihr Getränke und andere Sachen in den richtigen Mengen bestellen und euch effizient auf eure Partnerinnen und Partner vorbereiten. Deshalb sind die beiden folgenden Punkte wichtig: 

• Einladung: Denk daran, dass eure Gäste die Jubla vielleicht noch nicht gut kennen. Seid also ausführlich mit den Informationen und sendet die Einladung früh genug, also ca. 1.5 Monate vor dem Anlass.
• Anmeldung: Wir haben für unsere Gäste ein Onlineformular erstellt, in das sie sich eintragen konnten. So wussten wir genau, wie viele Personen von welcher Organisation kommen. Das hat geholfen, sich vorzubereiten und beispielsweise die Namen der Teilnehmenden im Voraus zu lernen.

Wenn es dann soweit ist, kannst du gemeinsam mit deinen Organisationskolleginnen und -kollegen deinen Anlass vorstellen, in den Mittelpunkt setzen und deine Schar/deinen Anlass/deine Gruppe vorstellen. Wir haben an unserem Netzwerkapéro am Kala'18 die folgende Dinge gemacht:

• Wir haben erzählt, wie alles entstanden ist: Bei der Führung über den Lagerplatz hat unser Sarasani-Chef erklärt, wie sie das Riesenzelt gebaut haben. Unsere Gäste waren so beeindruckt, dass sie spontan applaudiert haben und fast nicht mehr aufhören konnten, den riesigen Lagerbau zu fotografieren.
• Wir haben den Gästen gezeigt, was wir da überhaupt gemacht haben: Unsere Gäste waren dann auch dabei, als ein gemeinsamer Big Point mit allen 2‘000 Teilnehmenden des Kantonslagers stattfand. Das war zwar einerseits etwas stressig, weil sowieso schon Hochbetrieb auf dem Hauptlagerplatz herrschte. Andererseits sahen unsere Gäste so mit eigenen Augen, welche Grösse unser Projekt hatte und wie viele Menschen freiwillig im Einsatz waren, damit alles funktionierte.
• Man nehme den Scharpulli oder das OK-T-Shirt damit alle Gastgeber gut erkennbar sind. Profis benutzen Namenstäfelchen.
• Wir gingen aktiv auf Gäste zu: Ein bisschen Smalltalk und schon ist man im Gespräch. Aber Achtung – jedermanns Sache ist das nicht. Achte also darauf, dass vor allem die charmanten Smalltalker in deinem Team dabei sein können. Unsere beliebtesten Eisbrecher waren «Hatten Sie sich unser Projekt so vorgestellt?» oder «Haben Sie selbst auch Zeltlagererfahrung?»
• Ihr habt euch ja in der Vorbereitung schon überlegt, was ihr von diesem Anlass erwartet. Versucht deshalb eure Anliegen bei euren Gästen zu platzieren. Das kann z.B. sein: «Schön, dass Sie gekommen sind», «Unser Projekt ist bis jetzt super verlaufen» oder «Nochmals vielen Dank für eure Unterstützung».

• Sponsorinnen und Sponsoren, Vertreterinnen und Vertreter von Kirche, Gemeinden, anderen Vereinen usw. beissen nicht. Traut euch, den ersten Schritt zu machen. Keine Angst vor kritischen Fragen, wenn sie zu eurem Anlass erscheinen, dann sind sie sowieso wahrscheinlich schon kleine Fans von euch.
• Vergesst nicht, dass allenfalls auch für eure Gäste gewisse Regeln gelten (z.B. was das Fotografieren der Kinder, Konsum von Suchtmitteln usw. betrifft). Informiert eure Gäste rechtzeitig darüber.
• Das Eis ist gebrochen, neue Bekanntschaften geschlossen bzw. alte aufgefrischt. Nutzt die Chance und euer Netzwerk auch gleich für künftige Projekte! Im schlimmsten Fall ist die Antwort dann halt «Nein».